Raz w roku to za mało >>>
Wiele jest barier skutecznego zarządzania ryzykiem w organizacjach. Ale największe wyzwania stawiają przed nami te przeszkody, które są związane z nawykami, przyzwyczajeniami, a może i przesądami.

Nie ma, więc jest

Kiedy już więc po wielomiesięcznych bojach uda nam się przekonać zarząd i szeregowych pracowników, że ryzyko „jest” (bo często „nie ma”), zaczynają się „schody”. I tu, jednym z ciekawszych pytań, które pojawiają się na owych „schodach” do sukcesu zarządzania ryzykiem jest: jak często mamy zarządzać ryzykiem?
Oczywiście, łatwo odpowiedzieć, że „nieustannie” i tu wszyscy chętnie się zgadzają. Ale jeżeli podrążymy i zapytamy jak często ryzyko ma być identyfikowane, analizowane i zapisywane, znowu pojawia się opór „materii”.
Może, by tak raz na pół roku? A może, postawimy sobie takie wyzwanie, że raz na kwartał? No bo chyba nikt przy zdrowych zmysłach nie pomyśli, że częściej? Kto miałby czas na taką biurokrację? Tu idzie produkcja i sprzedaż! I tak urzeczywistnia się ta starta mądrość ludowa, która mówi, że „zarządzanie ryzykiem jest ważne, po prostu nie mamy na to czasu!”.
Oczywiście, można przekonywać zarządy i samych pracowników, że ryzyko nie czeka do początku kolejnego kwartału. A nawet wskazywać, że może się złośliwie ujawnić już o ósmej pięć następnego dnia, kiedy nasze właśnie zatwierdzone rejestry ryzyka spokojnie czekają na następny kwartalny, a może i semi-roczny przegląd. Doświadczenie uczy jednak, że taka argumentacja słabo działa.

Ryzyko chadza, gdzie chce

Raczej więc usłyszymy, że sprobujemy na razie rzadziej, a jak ryzyka nie dopasują się do naszego rozkładu, to zaczniemy się im przyglądać częściej. I już na początku wdrażania procesu, w organizację płynie sygnał: spokojnie, nie śpieszy się, mamy czas !
Czy aby na pewno mamy? Potem się pali, gwałtu rety, przecież mamy ten cały proces, tyle mówiliście i szkoliliście, i proszę nie działa! Po co nam to całe zarządzanie ryzykiem w ogóle potrzebne?! Samosprawdzająca się przepowiednia.
O co więc chodzi z tym nieustannym, codziennym zarządzaniem ryzykiem? I czy w ogóle jest to możliwe?
Tu przychodzi mi na myśl rozmowa z Grantem Purdym, australijskim ekspertem od zarządzania ryzykiem, miałem kiedyś przyjemność uczestniczyć w prowadzonym przez niego szkoleniu. Grant, to jeden z autorów standardu ISO 31000, znany na świecie mówca i konsultant „w temacie” zarządzania ryzykiem. A wcześniej również menadżer ryzyka w BHP Billiton, największym na świecie koncernie wydobywczym, zatrudniającym ponad 41000 ludzi. Oczywiście ryzyk przy takiej działaności nie brakuje.
Tamże Grant opowiadał nam, słuchaczom takie ciekawostki, jak ta że dział zarządzania ryzykiem liczył w BHP Billiton w porywach do kilku osób. A o ryzyku dyskutowało się nie raz do roku, ale na każdym (sic) spotkaniu kierowników, w każdej kopalni na świecie.

TE 5 minut

I to jest właśnie rozwiązanie tej prostej zagadki. Zarządzanie ryzykiem nie oznacza, nie musi oznaczać, a nawet często nie powinno oznaczać, wypełniania kolejnych formularzy. Ba, to właśnie wypełnianie kolejnych formularzy, papierowych czy elektronicznych, jest często przysłowiowym gwoździem do trumny wielu innowacji w zarządzaniu, także zarządzaniu ryzykiem.
No więc wyjaśnijmy: zdrowe, potrzebne, zarządzanie ryzykiem powinno mieć formę TYCH właśnie pięciu minut (albo i więcej jeżeli potrzeba) poświęconych mówieniu TYLKO o zagrożeniach i szansach. Stojących przed waszym projektem, zadaniem, budową, zespołem, brygadą. Tu i teraz. Wyrażone w słowach, które wszyscy uczestnicy rozumieją, co nie oznacza nie obleczonych w terminologię i specyficzny język mówienia o ryzyku. Którego skądinąd, jak wszystkiego należy się nauczyć.
Takie spotkanie może trwać pięć minut i dwadzieścia pięć, a jeżeli trzeba jeszcze krócej. Pamiętam taki film o pewnym generale odpowiedzialnym za logistykę operacji Pustynna Burza. Małe piwo to przerzucenie ćwierć miliona ludzi ze sprzętem i coca cola na drugi koniec świata. Ów generał już w stanie spoczynku został skrzętnie przechwycony przez dużą amerykańską korporację, oczywiście do logistyki. W korporacji wprowadzał ciekawe wzorce sprawdzone w US Army. Choćby organizację krótkich treściwych spotkań, bo w wojsku nikt nie ma przecież czasu na ględzenie. Spotkania z ex generałem odbywały się dodatkowo na stojąco, co swoją drogą miałoby dla wielu zaprawionych w piciu kawy i jedzeniu ciasteczek pracowników walor zdrowotny. No więc, na takim spotkaniu kierowników był jasno określony czas wypowiedzi. I każdy uczestnik jeżeli nie miał nic do zakomunikowania mógł powiedzieć „pas”.

Pisz i czytaj – raz !

Podobnie można wyobrazić sobie omawianie ryzyk. Pięć minut przy każdym spotkaniu zespołu. Krótkie raporty według uzgodnionego schematu i „pas”, jeżeli nie mamy nic do powiedzenia.
I to jest właśnie to, codzienne, nieustające zarządzanie ryzykiem. Tak trudne do zaakceptowania przez kierowników z wydrukowaną w podświadomości wizją długich i nudnych narad, zakończonych raportami, których nikt nie czyta.

Dodaj komentarz

2 Comments on "Raz w roku to za mało"

Notify of
avatar
Sort by:   newest | oldest | most voted
Piotr Markowicz
Guest
Pozwoliłem sobie na udostępnienie – mam nadzieję, że autor się nie obrazi. Ad vocem. Dla mnie sprawa jest oczywista. Otóż obawiam się, że 5 minutowe codzienne pogawędki na temat ryzyka sprawy nie załatwią. Tak samo sprawy nie załatwi okresowe zarządzanie ryzykiem. Byłaby to fikcja zarządzania ryzykiem w kontekście ISO 31000:2009, która głosi, że zarządzanie ryzykiem (ZR) to skoordynowane działania dotyczące kierowania i nadzorowania organizacją w odniesieniu do ryzyka. Trudno sobie wyobrazić, aby to kierowanie odbywało się inaczej niż stale. Okresowo (miesięcznie, kwartalnie, półrocznie, rocznie) możemy natomiast dokonywać przeglądu niektórych elementów ZR- ryzyk, profili, rejestru, procedur, itd. I czy chcemy czy… Read more »
RedNacz
Guest
Jasne, bardzo dziękuję za udostępnienie. Co do wpisu… moim zdaniem nie ma tu sprzeczności. Problemem i wyzwaniem nie jest powiedzenie że ma być “skoordynowane,,,, etc. Problemem jest zaistnienie procesu w codziennym życiu organizacji. Te 5 minut to propozycja zagnieżdżenia procesu w codziennej operacyjnej działaności. Mogą być inne pomysły, oczywiście. Ja mam takie liczne doświadczenia z wdrożeń, że buduje się proces zgodnie z definicjami a codzienna praktyka skrzeczy. Ja też nie nazywałbym tego pogawędkami, chyba że uczestnicy zamienią to w pogawędki. W ogóle jestem zwolennikiem prostych żołnierskich metod, nie bez powodu tam to się sprawdza, ale oczywiście dopasowanych do specyfiki organizacji.… Read more »
wpDiscuz