Nie ma zarządzania bez pisania>>>

Przygotowywanie raportów to wcale nie jest taka łatwa i prosta sprawa, jak się wydaje.
U nas w ogóle traktowana w firmach po macoszemu. O czytaniu nie wspominając.

Pisania w szkołach już się po prostu nie uczy. To znaczy uczy się „stawiania” znaków i ich porządkowania w miarę sensowne, zgodne z „kluczem” maturalnym ciągi. Już w podstawówce ginie sztuka eseju, czyli wypracowania. A nawet jeżeli pozornie istnieje to muzę epiki, Kaliope zastąpiła muza Google i jej boski brat Kopiuj – Wklej.

Witam, brrr

Nic więc dziwnego, że potem i raporty, i różne opracowania, i jak mi powtarza znajomy prawnik, pisma procesowe pisze się mało logicznie, nieciekawie. I w ogóle byle jak. 
O korespondencji biznesowej nie wspominając, które w epoce e-maila została zastąpiona zdawkową wymianą „kluczowych informacji” i coraz częściej nie ma w niej miejsca na wyrażenie podstawowych uczuć piszącego. Takich jak sympatia, szacunek czy uznanie. 
A najwyraźniej to niszczące tsunami widać w pismach od studentów uczelni biznesu, jeżeli ktoś ma okazję je czytać. Zaprawdę, powiadam Wam: idzie pokolenie pisarzy, po których zostanie nam już tylko język obrazkowy oraz nieśmiertelne słowo „witam” ! Brr.

No więc, pisanie raportów, sprawozdań w biznesie jest jednak bardzo ważne, taką stawiamy tezę. Choć, oczywiście wielu będzie kręcić nosem, że to biurokracja i papierologia. Tych spytamy: jak inaczej ma w organizacji przepływać rzecz najważniejsza, czyli informacja ? 

Weźmy na to: informacja o ryzyku. Jak ją przekazywać? Oczywiście w raportach, memach, pisemnie ! Mamy oczywiście rejestry i mapy ryzyk, są potrzebne. Ale problemy i ryzyka są dzisiaj wielowymiarowe, scenariuszowe. To trzeba opisać, wyjaśnić, zrozumieć.

Pisanie? Czytanie? Kto dzisiaj ma na to czas?

Bezos ma czas

Ma na przykład… Jeff Bezos, założyciel i właściciel Amazona. Otóż ten kolos biznesu, każde spotkanie swoich dyrektorów wykonawczych rozpoczyna od wspólnej, cichej 30 minutowej lektury przygotowanych na okoliczność spotkania raportu(ów). Oczywiście raportów napisanych przez swoich dyrektorów, jak się domyślamy menadżerów niemałego „kalibru”. Bezos uważa, że własnoręczne (!) pisanie raportów jest dla każdego menadżera niezwykle ważne, umożliwia mu „przerobienie”, przemyślenie i przeanalizowanie problemu. 
Te 30 minut jest też uczciwym „daniem” czasu na przeczytanie raportu kolegi lub koleżanki, bo znowu: kto ma czas na czytanie? Piszemy do kosza i nie czytamy innych, jeżeli nie musimy. Przychodzimy na zebranie z raportem w ręku, udając, że znamy szczegóły. I jak tu ma w organizacji przepływać informacja? Jakie ryzyka rodzi brak jej przepływu? Wszystkie!
I znowu wymowny przykład. Badania Verizon pokazują porażającą prawdę, że w 82% przypadków cyber zaatakowanych firm w organizacji była (!) wcześniej dostępna informacja o zagrożeniu, lecz nie została ona wykorzystana lub nie dotarła „tam gdzie trzeba”. Ile miliardów wydane na wyszukane systemy i procedury wcześniej?
I tu zapewne ujawnia się jeszcze jedna, niezwykła zaleta pisania pisemnych raportów. Są one napisane, zapisane, są na papierze. Fizycznie istnieją i ci, którzy je zlekceważą lub w ogóle nie przeczytają, być może będą się musieli się w przyszłości z tego zaniechania wytłumaczyć. I ponieść, powiedzmy wprost, czasami dramatyczne konsekwencje, organizacyjne, prawne, finansowe. A może i karne też. Bez straszenia natomiast, to czytający bedą przede wszystkim wiedzieć, a wiedza jak każdy chyba wie to „potęgi klucz”.
Z drugiej strony, piszący raport odnoszą z tej żmudnej i mało popularnej czynności niemałe korzyści. Po pierwsze pokazują, że są profesjonalistami, myślą i w ogóle nie biorą pieniędzy „za nic”.
Po drugie i to na przykład podkreśla inny legendarny CEO Andy Grove, tym razem z Intela, pisanie jest (być może) dla menadżera nawet ważniejsze, niż samo czytanie! Jest to bowiem proces analizowania i „układania” w myślach problemu. Moment autorefleksji, introspekcji. Dlaczego to robię/robimy? Po co?

Nie ma zarządzania, jest zarządzanie

„Przemyśliwanie” przez pisanie często w naturalny sposób podsuwa nam także opcje rozwiązywania problemu, choćby postępowania z ryzykiem. Przy czym pamiętajmy: nierozwiązywanie, unikanie, akceptowanie jest także działaniem. O ile przemyślanym i świadomym.
Grove w wywiadach wspomina również, że pisanie jest narzędziem samodyscypliny. Bo raport wymaga wypowiedzenia swoich myśli, obaw, podejrzeń, przeczuć. Nadaniu im logicznej struktury, formy i treści. To dla wielu, powiedzmy szczerze, wielkie wyzwanie i nie tylko z powodu luk w edukacji. 
Zapisane myśli, jakkolwiek genialne muszą być również zrozumiałe dla naszych szefów, pracowników, partnerów biznesowych. Pisząc w biznesie, możemy i powinniśmy także starać się „wczuć” w sposób myślenia drugiej strony. Wiele dzięki temu można zyskać.
A jakby komu było mało, to jeszcze dodamy, że pisemny raport to także, brutalnie mówiąc ważna „pupo-krytka”. A dlaczego nie ? Mówiliśmy, pisaliśmy, ostrzegaliśmy. Proszę bardzo oto pisemny raport droga rado nadzorcza, wysoki sądzie….

nie ma zarządzania , nie ma zarządzania, nie ma zarządzania

Dodaj komentarz

Bądź pierwszy!

Powiadom o
avatar
wpDiscuz